Le guide complet de la comptabilité pour les petites entreprises

Gérer les entrées et les sorties de fonds est primordial pour toute entreprise. Ce qu’on appelle la comptabilité, soit le fait de consigner et d’analyser méticuleusement les renseignements financiers, vous aidera à prendre des décisions d’affaires éclairées. Si vous préférez faire appel à de l’aide externe, il est important de distinguer le rôle de la personne responsable de la tenue de livres et le rôle du ou de la comptable.

À la base, la comptabilité consiste à assurer un suivi des entrées et des sorties de fonds afin de pouvoir analyser la performance financière. Pour faire ce suivi, vous devrez choisir entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. Ces deux méthodes diffèrent principalement par le moment où les transactions sont enregistrées.

Selon cette méthode, il n’y a pas de comptes fournisseurs ni de comptes clients. Les revenus sont enregistrés au moment où l’argent est encaissé, et les dépenses, lorsqu’elles sont payées. Souvent considérée comme plus simple, la comptabilité de caisse est fréquemment utilisée par les petites entreprises aux activités relativement simples. Elle donne un aperçu rapide des sommes réellement disponibles.

Certaines décisions dépendront de la taille de votre entreprise, de votre secteur d’activité et de vos préférences personnelles. Toutefois, plusieurs étapes demeurent incontournables pour quiconque se lance en affaires. En voici quelques-unes :
 

• Ouvrir un compte bancaire d’entreprise : c’est la première chose à faire pour assurer une saine comptabilité. Cela vous permettra de bien distinguer vos finances personnelles de vos activités professionnelles, ce qui facilitera ensuite le traitement des remises gouvernementales et l’exportation de vos données vers un logiciel comptable.
• Choisir un logiciel comptable : le bon programme accélérera votre processus comptable et réduira les risques d’erreurs, mais trouver l’outil idéal demande réflexion. Évaluez ce qui est nécessaire pour une entreprise de votre taille et ce que votre budget permet. Considérez aussi la convivialité du logiciel, s’il est infonuagique, s’il est adapté à votre secteur d’activité et quels modules complémentaires sont importants pour vous.
• Établir une charte des comptes : une fois votre logiciel choisi, vous devrez créer des catégories qui reflètent les activités financières de votre entreprise, notamment les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus et les dépenses.

Il est important de consacrer le temps et les ressources nécessaires à la comptabilité. L’utilisation de données à jour est la seule façon de prendre des décisions éclairées; un suivi rigoureux et régulier de vos comptes est donc de mise.

À la fin de chaque journée ouvrable, vous devriez :

• Traiter les paiements reçus de la clientèle et déposer les fonds dans votre compte d’entreprise.
• Inscrire les revenus et les dépenses dans votre système comptable.
• Classer les reçus et les factures (vous pouvez numériser les versions papier avec votre téléphone, puis les organiser à l’aide d’un logiciel spécialisé).

Vos tâches hebdomadaires comprennent :

• Envoyer les factures à la clientèle et faire le suivi des comptes en souffrance.
• Payer les factures qui arrivent à échéance.
• Comparer vos registres financiers internes avec vos relevés bancaires pour vous assurer qu’ils concordent.
• Traiter la paie de votre personnel (cela peut aussi se faire aux deux semaines).
• Examiner vos prévisions de trésorerie pour vous assurer de pouvoir couvrir vos dépenses.

De petites erreurs ont le potentiel de se transformer en problèmes majeurs au fil du temps. Voici quelques pratiques à éviter :

• Ne pas distinguer vos dépenses personnelles de celles de votre entreprise, ce qui désorganise votre gestion comptable.
• Ne pas conserver adéquatement les reçus ou les factures qui pourraient vous donner droit à des déductions fiscales.
• Négliger la conciliation régulière de vos comptes bancaires, chéquiers et cartes de crédit, ce qui rend le repérage des écarts plus difficile.
• Ne pas suivre vos flux de trésorerie de manière à pouvoir anticiper les manques de liquidités.
• Ne pas effectuer vos versements fiscaux à temps, ce qui entraîne des pénalités coûteuses et évitables.

Que la comptabilité soit votre force ou non, il est important de bien s’outiller. N’hésitez pas à aller chercher de l’aide spécialisée pour analyser la santé et la performance financières de votre entreprise. Communiquez avec une conseillère ou un conseiller dès aujourd’hui.